Comment gérer facilement des utilisateurs externes ?

Comment gérer facilement des utilisateurs externes ?

À propos

Dans cet article, nous allons vous présenter comment sont gérés les utilisateurs externes dans la plateforme LMS365.

Nous verrons également comment on peut optimiser et faciliter cette gestion grâce à l'outil Extranet User Manager (EUM).

Qu'est-ce qu'un utilisateur externe ?

Un utilisateur externe est une personne qui a obtenu l'accès à votre site SharePoint Online, mais qui n'est pas utilisateur d'une licence au sein de votre organisation.

Les utilisateurs externes sont définis comme des utilisateurs qui ne sont pas des employés, des sous-traitants ou des agents sur-site, pour vous ou vos affiliés.

Généralement, ce sont des partenaires ou des clients.

Comment sont gérés les utilisateurs externes dans LMS365 ?

Lorsque vous voulez inviter un client ou un collaborateur à participer à une de vos formations, vous avez la possibilité de le faire avec LMS365 seulement.

Certaines fonctionnalités sont disponibles en ce qui concerne :

  • les Invitations d'utilisateurs

    • pour un seul utilisateur uniquement

    • expirent après un certain nombre de jours

  • la Gestion des utilisateurs

    • actif ou désactivé/supprimé

    • pas de propriétés personnalisées

    • pas d'information sur la hiérarchie

    • pas d'utilisation de groupes

Pour optimiser la gestion d'utilisateurs externes au sein de LMS365, il est conseillé d'étudier la solution Extranet User Manager ci-dessous.

Qu'est-ce qu'Extranet User Manager (EUM) ?

Extranet User Manager est une application web facile à utiliser qui contient une multitude de fonctionnalités qui simplifient l'administration et l'expérience de l'utilisateur final dans le but d'optimiser votre collaboration avec les utilisateurs externes.

La gestion des utilisateurs s'effectue directement sur Extranet User Manager et les modifications sont apportées dans votre environnement Azure AD.

1. Fonctions et caractéristiques principales

  • Offre une expérience de partage structurée qui simplifie la création, la gestion, l'intégration et la collaboration des utilisateurs externes.

  • Permet au service informatique de mettre en place une structure d'autorisation granulaire qui permet aux parties prenantes de l'entreprise de gérer leurs propres utilisateurs externes et d'avoir une seule et même plateforme de formation.

  • Prend en charge Microsoft 365, les sites Web, les applications personnalisées et SaaS, ainsi que SharePoint sur site.

  • Possibilité de créer des rapports et suivis avancés, des modèles d'emails personnalisés.

  • Interface de connexion à votre image de marque

  • Single Sign-On (Authentification simplifiée)

  • Auto-inscription

  • Mot de passe oublié

  • Fonctionne avec SharePoint 2010, 2013 et Office 365

  • Design personnalisable

  • Gestion déléguée des utilisateurs

  • Hébergé par Azure ou en local

  • Responsive

2. Fonctionnalités

Admin

Utilisateur Final

  • Gestion déléguée des utilisateurs : Les administrateurs peuvent configurer les structures d'autorisation en toute tranquillité d'esprit, sachant que les autorisations sont définies et qu'ils ne font que déléguer la gestion des utilisateurs à un utilisateur commercial qui est responsable de la relation avec le public externe.

  • Modèles d'e-mails personnalisables : Un éditeur de texte riche complet permet aux administrateurs de personnaliser tous les modèles d'e-mails envoyés aux utilisateurs externes dans le cadre du processus d'accueil.

  • Importation en masse d'utilisateurs et de groupes : Les administrateurs peuvent importer en masse des utilisateurs et des groupes à l'aide d'un processus d'importation simplifié qui permet de capturer tous les détails de l'utilisateur, y compris les groupes auxquels il doit avoir accès.

  • Audits et rapports détaillés sur les utilisateurs : Toutes les tâches administratives ainsi que l'activité des utilisateurs sont auditées dans des fichiers journaux qui peuvent être extraits dans des solutions de reporting, notamment Power BI.

  • Connexion simplifiée : L'utilisateur peut saisir son adresse électronique et l'EUM se charge ensuite de le faire passer par la connexion ou l'auto-inscription.

  • Demande d'adhésion à des groupes supplémentaires : L'atterrissage de l'EUM permet aux utilisateurs externes de découvrir eux-mêmes les groupes publics. Les utilisateurs peuvent demander l'accès au groupe et sont informés de son approbation.

  • Mobile Friendly : Quel que soit l'appareil utilisé par l'utilisateur pour accéder à votre portail, l'expérience et l'interface utilisateur sont optimisées pour fonctionner aussi bien sur les ordinateurs de bureau que sur les appareils mobiles.

  • Maintien de leur propre profil d'utilisateur : Les utilisateurs peuvent accéder à leur profil d'utilisateur et mettre à jour leurs informations au fur et à mesure qu'elles changent.

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